Pełnomocnictwo to umocowanie do działania w cudzym imieniu wynikające ze stosownego oświadczenia woli reprezentowanego. Udzielenie pełnomocnictwa wymaga bowiem złożenia oświadczenia woli przez mocodawcę (reprezentowanego), którego treścią jest upoważnienie określonej osoby do dokonania w imieniu i ze skutkiem prawnym dla mocodawcy czynności prawnej.
Generalnie z potrzebą udzielenia pełnomocnictwa spotykamy się gdy z różnych powodów nie możemy bądź nie chcemy osobiście dokonywać czynności prawnych. Co do zasady, większość spraw można zrealizować przez pełnomocnika. Pełnomocnik dokona danej czynności w imieniu i bezpośrednio na rzecz reprezentowanego. Tylko w nielicznych przypadkach przepisy prawa na to nie zezwalają. Tytułem przykładu można wskazać sporządzenie czy odwołanie testamentu (czynności tych należy dokonać wyłącznie osobiście). Nie ma również możliwości działania przez pełnomocnika w trakcie spisywania przez notariusza protokołu dziedziczenia, ponieważ osoby biorące udział w czynności składają do tego protokołu oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Odrębną kwestią pozostaje, dokonywana każdorazowo przez notariusza, ocena w zakresie zdolności danej osoby do udzielenia pełnomocnictwa (czy raczej – dokonania jakiejkolwiek czynności prawnej). Jeżeli dana osoba jest np. w stanie wyłączającym dostateczną świadomość podjęcia decyzji/wyrażenia woli, to zgodnie z ustawą Prawo o notariacie notariusz powinien odmówić dokonania czynności notarialnej (w tym pełnomocnictwa notarialnego).
Należy nadmienić, że samo udzielenie komuś pełnomocnictwa nie odbiera nam prawa do osobistego dokonania czynności. Mocodawca jest w dalszym ciągu uprawniony do działania w swoim imieniu.
Wyróżniamy kilka rodzajów pełnomocnictw: ogólne – obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu, rodzajowe – wskazujące na określony rodzaj (grupę) czynności, w których pełnomocnik może działać oraz szczególne – dotyczące poszczególnej czynności prawnej wskazanej w treści pełnomocnictwa np. do nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu; sprzedaży określonej nieruchomości (lokalu mieszkalnego/ niemieszkalnego, czy wskazanej działki gruntu itp.).
Kodeks cywilny wskazuje, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Przykładem jest zbycie lub nabycie nieruchomości. Niezachowanie formy aktu notarialnego w tych przypadkach skutkuje nieważnością czynności. Dlatego w tych sprawach pełnomocnictwa można udzielić tylko przed notariuszem, który sporządzi stosowny akt notarialny.
Pomimo, że w wielu sytuacjach życia codziennego przepisy prawa nie narzucają formy aktu notarialnego dla pełnomocnictwa (np. w sprawach zdrowotnych dot. reprezentacji przed ośrodkami zdrowia, w szpitalach itp.), to jednak, jako że jest to forma najbardziej solenna (stanowi najwyższą formę czynności), często wybiera się ją w praktyce. Akt notarialny daje największą pewność co do skuteczności danego pełnomocnictwa, najlepiej zabezpiecza prawa i słuszne interesy osób. Czynności notarialne (w tym akty notarialne), dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, posiadają moc dokumentu urzędowego. Notariusz dba o to, aby w treści pełnomocnictwa sporządzanego w formie aktu znalazły się wszystkie ważne i wymagane informacje, a zawarte w nim zapisy były zgodne z obowiązującym prawem.
Należy również dodać, że mocodawca w każdej chwili może pełnomocnictwo odwołać (chyba, że wyjątkowo – wcześniej zrzekł się tego uprawnienia z powodów uzasadnionych treścią stosunku prawnego stanowiącego podstawę udzielenia pełnomocnictwa). Ustawowym obowiązkiem mocodawcy jest powiadomienie pełnomocnika o odwołaniu pełnomocnictwa. Pełnomocnik (były pełnomocnik) zobowiązany jest wówczas do zwrotu dokumentu pełnomocnictwa.
Jakie dokumenty/informacje są potrzebne do sporządzenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego w kancelarii notarialnej?
- dane osobowe mocodawcy (imię, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, adres zamieszkania), dowód osobisty lub paszport
- dane osobowe osoby, dla której ma zostać udzielone pełnomocnictwo (imię, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL)
- informacje dot. zakresu udzielanego pełnomocnictwa
- w przypadku pełnomocnictwa dotyczącego nieruchomości gruntowej, budynkowej, lokalowej – dane nieruchomości (numer księgi wieczystej, adres)
Nie ma obowiązku obecności pełnomocnika w trakcie udzielania pełnomocnictwa notarialnego. Konieczne jest przybycie jedynie osoby, która udziela pełnomocnictwa (samego mocodawcy)!